22-11-2021| Lars Wexø

APV i en lille virksomhed

I en lille virksomhed kan det være svært at forholde sig til alle de regler, der er i forhold til arbejdsmiljø. For virksomheder med en dedikeret HR-medarbejder er det nemt at gå lige til sagen og undersøge arbejdsmiljøet, for der ved de hvilke spørgsmål der skal stilles. I den mindre virksomheder kan det meget vel være, at første step er at få overblik over hvilke type problemer, der kan være i ens virksomhed.

APV-tjekliste

-Er faldulykker relevant?
-Arbejder vi med farlige stoffer?
-Støver det?
-Får medarbejderne ondt i kroppen?
-Er mine medarbejdere stresset?

Der er rigtig mange forhold, som kan være relevante afhængig af jobfunktion og branche og det kan godt være en jungle at finde rundt i. Der er heldigvis lavet mange gode guides. Hvis man har tid og lyst kan man ved selvstudie eksempelvis kigge på arbejdsstyrelsens hjemmeside, hvor man kan få en mængde gode råd afhængig af om man er en håndværksvirksomhed, en produktionsvirksomhed, en it-virksomhed eller noget helt fjerde.

Der er nogle tjeklister som man kan arbejde ud fra og så ellers bare gå i gang.

Praktik omkring apv

En tilfreds medarbejder bliver knap 4 år, en meget tilfreds bliver i næsten 10

Der er ikke metodekrav, så principielt kan du indkalde til personalemøde og høre om der er nogen, der har noget på hjerte. Hos indsigt Nu vil vi klart anbefale en mere struktureret tilgang, af hensyn til kvalitet og efterfølgende dokumentation.

Strukturen i denne sammenhæng vil være at sende et spørgeskema til dine medarbejdere hvor de kommer igennem alle relevante emner for lige din virksomhed. Der er faktisk meget ekstra kvalitet i et spørgeskema. Det sikrer alle bliver hørt med lige stor stemme. Det er ikke alle, der taler lige meget hvis i blot nøjes med at tage et møde i åbent forum, hvor man kan sige noget om arbejdsmiljø, hvis man har lyst.

Første step er derfor at kortlægge relevante jobfunktioner.

Her er det vigtigt ikke blot at tænke branche men i jobfunktion. Der kan eksempelvis godt være kontorfolk hos en elektriker.

Er der overlap mellem jobfunktionerne?

Igen med eksempel fra en elektrikervirksomhed. Er der nogle af elektrikerne, der har enkelte dage med kontorarbejde. Skal kontorpersonalet færdes i lagerbygninger eller kan de nøjes med at færdes på kontorgangene. Det har alt sammen betydning for de emner omkring arbejdsmiljø, der kan være relevante for den enkelte medarbejder.

Kortlægge jobfunktioner og overlap er faktisk alt hvad der er brug for af information for at kunne gennemføre en APV. Hvis du er i gang med dit selvstudie, så er næste step at formulere nogle spørgsmål omkring de emner, der er identificeret i Arbejdsstyrelsen som relevante for lige de jobfunktioner, I må have.

APV-skemaet

Den lidt nemmere løsning er at bruge det skema, som vi har lavet hos indsigt Nu. Der har vi en bruttopulje af mere end 50 spørgsmål, der både dækker alle de erfaringer som arbejdstilsynet har samlet plus de erfaringer, vi har selv har i indsigt Nu. Det lyder langt, men bare rolig der er ikke nogen der kommer igennem alle spørgsmål. Det er netop den enkelte medarbejders jobfunktion, der afgør hvilke spørgsmål, der overhovedet kan være relevante. Samlet set har vi kortlagt 60 jobfunktioner med alt fra kontorpersonale, håndværkere, chauffører, pædagoger, læger, sygeplejersker, politi og brandmænd (m/k) og mange andre som får hver deres sæt af spørgsmål.

Det meste i en APV handler om det man kalder hygiejnefaktorer. Det vil sige at dine medarbejdere bliver utilfredse hvis tingene ikke er i orden, men du skal ikke regne med at de bliver topmotiveret af at tingene er i orden. Man går ikke glad på arbejde mandag morgen fordi temperaturen i kontorlokalet er behagelige 20-21 grader, men hvis der altid kun er 16 grader, så brokker man sig. På samme måde bliver man ikke topmotiveret af at der er udsugning i et produktionslokale, så man ikke bliver syg af luften, men du bliver utilfreds hvis det modsatte er tilfældet.

I apv-skemaet vil det derfor være en hensigtsmæssigt at inddrage nogle spørgsmål, som du kan måle ændringer og forbedringer op mod. Det kan være den samlede jobtilfredshed, medarbejdernes vilje til at anbefale din virksomhed som arbejdsplads, om dine medarbejdere overvejer at søge væk eller det samlede sygefravær. Alt sammen noget der indgår hvis du vælger at lade indsigt Nu stå for din APV.

Spørgeskemaet kommer hele vejen rundt.

APV-rapport og dokumentation

Når du har et færdigt apv-skema skal du indsamle svar fra alle dine ansatte. Det kan gøres gratis i google, men det kræver naturligvis at du ved hvordan det fungerer og det tager tid at sætte op. I Google kan du godt få en basal rapport ud, men typisk vil du hurtigt savne muligheder enten fordi det ikke kan lade sig gøre eller fordi det kræver viden og erfaring.

Alternativt kan du bruge professionelle værktøjer som eksempelvis Rambøls SurveyExact, som typisk også har nogle standardiserede analyser med rapporter, der genereres automatisk i et dashboard. Om deres skabeloner kan tilpasses dine medarbejderes jobfunktion ved jeg ikke.

I rapporten bør der indgå anbefalinger til forbedringer, men rapporten kan næppe stå alene. I stedet bør du sammen med dine medarbejdere tage rapportens anbefalinger op til diskussion. Rapporten kan give nogle overordnede retninger, men dine medarbejdere kan fortælle helt konkret hvilke forbedringer de efterspørger.

Hvis ikke du er erfaren HR-professionel eller vant til at læse rapporter baseret på spørgeskemaer, så vil den klare anbefaling være at få en til at løbe rapporten igennem med dig og eventuelt dine ansatte. Automatisk generede dashboards kan virke meget besnærende, men sandheden er, at det kræver viden og erfaring at afkode dem. Derfor er en personlig gennemgang med anbefalinger klart at foretrække.

Det kan sagtens være at langt de fleste ikke har noget som helst at udsætte på arbejdsmiljøet. Det giver nogle flotte gennemsnitscorer, men der kan godt sidde nogle få, som rent faktisk døjer med reelle problemer, derfor er det vigtigt at se, om der er dårlige scorer og få fremhævet dem. Det er som nævnt vigtigt at alle blive hørt med en ligeværdig stemme og ikke affærdiget som brokkehoveder.

Selve rapporten giver både nogle anbefalinger og udgør dokumentationen for du har gennemført din APV.

Hvor ofte skal en APV gennemføres?

Du skal have dokumentation for at gennemføre APV fordi det er lovpligtigt at gennemføre dem. Kravet er at du skal gennemføre en APV mindst hvert tredje år eller når der er sket større organisatoriske ændringer. Det er meget normalt at hver 4. medarbejder er ny hvert år, det er faktisk en ret stor organisatorisk ændring.

Anbefalingen herfra vil derfor være at i gennemfører en APV årligt. På den måde sikrer i at jeres nye medarbejdere også får en stemme i virksomheden. I en tid hvor arbejdskraft er en mangelvare er det endnu mere vigtigt at sende et stærkt signal om at medarbejderne rent faktisk er en værdsat ressource.

Formålet med APV

En overset detalje i mange guides omkring APV’er er, om du som virksomhed tager dine medarbejderes bekymringer seriøst. For en APV skal ikke handle om hvorvidt der er en risiko forbundet med en bestemt jobfunktion. For der er en risiko ved alt arbejde. En tømrer og en slagter risikerer at skære sig selv, en sygeplejerske omgås syge mennesker, en vejarbejder arbejder med tungt maskinel og får derudover måske ondt i kroppen over tid, og ondt får også mange på et kontor. Det er i virkeligheden ikke så interessant, men det er interessant om dine medarbejdere føler, at du gør noget for at undgå alle de gener der naturligt kan følge at hvilket som helst job.

Derfor skal du også spørge ind til om dine medarbejdere er tilfredse med det udstyr, oplæring og arbejdsplanlægning du stiller til rådighed for at mindske alle de gener, der er ved arbejdet. For formålet med APV’en er i bund og grund at sikre at vi alle gerne skulle holde hele arbejdslivet uden unødig nedslidning.

Omkostninger ved APV

Det er klart at de omkostninger der er forbundet med at gennemføre APV’en skal stå i forhold til det udbytte du kan forvente.

I vores benchmark database kan vi se at for private virksomheder med under 50 ansatte overvejer 25% at sige deres job op. Det betyder at en medarbejder i gennemsnit kun er er ansat i 4 år. Hvis du kan nedbringe dit medarbejderchurn fra 25% til 20%, vil du få dine ansatte et helt år længere.

Derudover har vi spurgt om man vil anbefale sin arbejdsplads til andre. Det er der 73% der vil i de mindre virksomheder. I sig selv er det dyrt at rekruttere og oplære nye medarbejdere, men det er endnu dyrere hvis du ikke kan opnå den vækst du ellers ville kunne få, fordi du mangler medarbejdere. En forbedring af lige de to nøgletal – medarbejderchurn og om de vil anbefale din arbejdsplads kan sikre din vækst.

Jeg har set skræddersyet APV’er til omkring 30.000 kr, jeg har set standardiseret løsninger til 3.500 kr. Hos indsigt Nu kan du få en rapport inkl. en gennemgang af rapporten for 2.495 kr. hvis du har over 25 ansatte. Har du under 25 ansatte kan du nøjes med 1.695 kr.

Book et uforpligtende møde allerede nu og hør mere - book møde